Onnec Group UK Limited ist seit über 30 Jahren ein Vorreiter in Sachen IT-Infrastruktur und Support. Unser Unternehmen setzt sich aus mehreren Tochtergesellschaften zusammen, unterstützt durch eine zentrale Servicefunktion. Als Anbieter von Informationstechnologie und zugehörigen Dienstleistungen sind wir in stark regulierten Märkten im privaten und öffentlichen Sektor tätig. Unsere Beschäftigen sind hauptsächlich in Großbritannien und Europa ansässig und erbringen international Dienstleistungen auf anderen Kontinenten wie Asien, Afrika, Nord- und Südamerika sowie Australien.
Datensicherheit und Datenschutz haben für die Onnec Group UK Ltd. höchste Priorität. Diese Richtlinie beschreibt die rechtliche Grundlage, auf der die Onnec Group Limited und ihre Tochtergesellschaften personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte lesen Sie die Richtlinie sorgfältig durch, um ein Verständnis unserer Ansichten und Verfahren hinsichtlich personenbezogener Daten und unseres Umgangs damit zu gewinnen.
Diese Richtlinie gilt für die Onnec Group UK Ltd und ihre Tochtergesellschaften sowie die Angestellten, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kunden dieser Gesellschaften in allen Fällen, in denen Onnec Zugriff auf personenbezogene Daten hat oder diese aufbewahrt. Diese Richtlinie beschreibt, wie wir die personenbezogenen Daten, die wir in unserem Alltagsgeschäft verwenden, erfassen, speichern und verarbeiten.

Personenbezogene daten

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen alle personenbezogenen Daten

• auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden,
• für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden,
• dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein,
• sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein,
• nur so lange aufbewahrt werden, wie es nötig ist,
• so verarbeitet werden, dass ihre Sicherheit und Vertraulichkeit hinreichend gewährleistet ist.

Onnec hat die sechs Begründungen für die rechtmäßige Datenverarbeitung nach der DSGVO beurteilt und „Berechtigtes Interesse“ als die passende rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung ausgewählt. Unserer Ansicht nach besteht bei den Personen, deren Daten wir verarbeiten, ein Interesse an der Nutzung der von Onnec erbrachten Leistungen. Dies basiert in der Regel auf spezifischen Kriterien, darunter die Branche des Unternehmens, die Größe der Organisation sowie den Tätigkeitsbereich einer Person innerhalb der Organisation. In der Regel unterteilen wir dabei in die Tätigkeitsbereiche IT, Betrieb, Einrichtungen und Immobilien. Diese Auflistung ist nicht erschöpfend. Weitere Variablen können angewendet werden.

  • Daten, deren Übermittlung an die Onnec Group UK Ltd Sie zustimmen und die für die Ausübung unserer aus zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen oder in der Verhandlung befindlichen potenziellen Verträgen erwachsenden Pflichten erforderlich sind.
  • Daten, deren Übermittlung Sie durch das Ausfüllen von Formularen auf unserer Website oder im Rahmen von Marketing- und Vertriebsaktivitäten zustimmen. Dies schließt unter anderem personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse bzw. Ihren Standort, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Interessen ein.
  • Wenn Sie uns telefonisch oder schriftlich kontaktieren, müssen wir unter Umständen eine Kopie Ihrer Korrespondenz oder Kommunikation aufbewahren.
  • Details zu den Website-Besuchen und den Ressourcen, auf die Sie zugreifen (siehe Cookie-Richtlinie).

Wir werden immer nur die wesentlichen Daten erheben, verarbeiten und speichern, die im geschäftlichen Kontext zur Kontaktaufnahme erforderlich sind. Die personenbezogenen Daten, die wir erheben, beschränken sich auf den Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, Profile in sozialen Medien, die geschäftliche IP-Adresse, den Unternehmensnamen, die Stellenbezeichnung und die Adresse.


Wir speichern und verarbeiten keinerlei Daten, die nicht für die Geschäftsbeziehung mit Ihnen relevant sind, und keine Daten besonderer Kategorien, z. B. rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.


Die von uns erhobenen Daten werden dazu verwendet, Mitteilungen zu von Onnec erbrachten Dienstleistungen per E-Mail, Telefon oder über sonstige ggf. relevante B2B-Marketingmethoden (Business-to-Business) zu versenden. Sie haben jederzeit das Recht, jeder einzelnen Kommunikationsmethode über die unten aufgeführten Kanäle zu widersprechen.


Wir verwenden Daten über Sie, welche für die Ausübung unserer aus zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen erwachsenden Pflichten sowie Ihre Benachrichtigung im Fall einer Veränderung an unseren Dienstleistungen erforderlich sind. Die Onnec Group UK Ltd erhebt Daten auf unterschiedliche Weise auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses. Wenn Sie von uns Korrespondenz empfangen, haben wir Ihre Daten auf einem der folgenden Wege erhalten:

  • Jemand hat uns Ihre E-Mail-Adresse mit der Bitte um Zusendung von Informationen zu unseren Produkten und/oder Dienstleistungen zukommen lassen.
  • Es besteht ein Vertrag zwischen Ihnen und der Onnec Group UK Ltd.
  • Sie oder eine andere Person haben uns Ihre Kontaktdaten ausdrücklich übermittelt, um jetzt und/oder in Zukunft Informationen zu erhalten.
  • Wir haben Sie zu einem früheren Zeitpunkt bei einer Veranstaltung getroffen und Ihre Visitenkarte oder Ihre Kontaktdaten wurden uns freiwillig übergeben.
  • Sie selbst (oder ein Geschäftskontakt) haben unsere Website besucht und wir gehen von einem legitimen Interesse an unseren Dienstleistungen aus.
  • Sie haben zu einem früheren Zeitpunkt Kontakt mit einem Mitglied unseres Teams aufgenommen und über unsere Dienstleistungen gesprochen.
  • Ein Mitglied unseres Teams hat Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten online gefunden und angenommen, dass Ihr Unternehmen echtes Interesse an den Dienstleistungen von Onnec haben könnte. Da Ihre berufliche Funktion dem typischen Kundenprofil entspricht, wurden Sie kontaktiert, um Ihnen unsere Produkte vorzustellen.
  • Ihre Daten wurden über einen registrierten externen Datenanbieter erworben und nach Branche, Organisationsgröße und beruflicher Funktion gemäß unserer typischen Kundenprofile segmentiert. (In diesem Fall wurden entsprechende Due-Diligence-Prüfungen zur Einhaltung der DSGVO durchgeführt.

Den Vorschriften des britischen Information Commissioner’s Office (ICO) entsprechend kann die Onnec Group UK Ltd bestätigen, dass

  • wir überprüft haben, dass berechtigtes Interesse die angemessene rechtliche Grundlage darstellt,
  • wir uns unserer Verpflichtung zum Schutz Ihrer Interessen bewusst sind,
  • wir eine Beurteilung des berechtigten Interesses (Legitimate Interests Assessment, LIA) durchgeführt und dokumentiert haben, damit wir unsere Entscheidung begründen können,
  • wir die relevanten berechtigten Interessen ermittelt haben,
  • wir überprüft haben, dass die Verarbeitung notwendig ist und es keine Methoden gibt, die mit einem geringeren Eingriff zum gleichen Ergebnis führen würden,
  • wir eine Abwägungsprüfung durchgeführt haben und uns sicher sind, dass die berührten persönlichen Interessen das berechtigte Interesse nicht überwiegen,
  • wir personenbezogene Daten von Betroffenen nur so verwenden, wie diese es billigerweise erwarten würden,
  • wir personenbezogene Daten nicht in einer Weise verwenden, die als störend empfunden werden oder den Betroffenen Schaden verursachen könnte,
  • wir keinerlei Daten von Kindern verarbeiten,
  • wir nach Möglichkeit Schutzmaßnahmen zur Reduzierung möglicher Auswirkungen erwogen haben,
  • wir stets sicherstellen, dass eine Opt-out-Funktion oder eine Möglichkeit zum Widerspruch vorhanden ist,
  • wir im Rahmen der Beurteilung des berechtigten Interesses keine erheblichen Auswirkungen auf den Datenschutz feststellen konnten und daher keine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) benötigen,
  • wir die Beurteilung des berechtigten Interesses alle sechs Monate prüfen und wiederholen, wenn die Umstände dies erfordern,
  • wir in unserer Datenschutzerklärung Angaben zu unserem berechtigten Interesse machen

verarbeitung ihrer personenbezogenen daten

Über unsere Website eingereichte Daten werden zu den in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen oder in den entsprechenden Bereichen unserer Website angegebenen Zwecken verarbeitet.

Wir nutzen Daten, um

  • die Website zu verwalten,
  • die Nutzung unserer Website durch Personalisierung komfortabler zu gestalten,
  • Ihnen die Nutzung der auf unserer Website verfügbaren Dienste zu ermöglichen,
  • Ihnen allgemeine (nicht werbliche) gewerbliche Inhalte zukommen zu lassen,
  • Ihnen per Post, E-Mail oder über vergleichbare Kanäle für Ihr Unternehmen relevante Marketing-Inhalte zukommen zu lassen, die unserer Einschätzung nach für Sie von Interesse sein könnten,
  • Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen zu übermitteln, die Sie gezielt angefordert haben,
  • Dritten statistische Daten über die Nutzung unserer Website zukommen zu lassen, die aber nicht dazu verwendet werden, einzelne Benutzer zu identifizieren,
  • Anfragen und Beschwerden mit Bezug zu unserer Website zu bearbeiten, die von Ihnen stammen oder Sie betreffen,
  • die Sicherheit unserer Website zu gewährleisten und Betrugsversuche zu verhindern.

offenlegungen

Ihre Daten können an unsere Angestellten, Führungskräfte, Bevollmächtigten, Lieferanten oder Unterauftragnehmer weitergegeben werden, soweit dies für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke billigerweise erforderlich ist. Darüber hinaus legen wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. offen:

  • wenn wir von Gesetzes wegen dazu verpflichtet sind,
  • im Zusammenhang mit einem laufenden oder bevorstehenden Gerichtsverfahren,
  • zur Wahrung, Ausübung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte (einschließlich der Weitergabe von Daten an Dritte zur Verhinderung von Betrug und zur Verringerung des Kreditrisikos),
  • gegenüber dem Käufer (oder potenziellen Käufer) eines Geschäftsbereichs oder Wirtschaftsgutes, deren Verkauf wir beabsichtigen oder erwägen,
  • gegenüber jeder Person, von der wir billigerweise annehmen können, dass sie bei einem Gericht oder einer anderen zuständigen Behörde die Offenlegung dieser personenbezogenen Daten beantragt und bei der unserer Einschätzung nach eine hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass das Gericht oder die Behörde die Offenlegung anordnet.

Mit Ausnahme der in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Zwecke werden wir Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben.

SPEICHERUNG, SICHERHEIT UND AUFBEWAHRUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um den Verlust, den Missbrauch und die Manipulation Ihrer personenbezogenen Daten zu verhindern.

Die personenbezogenen Daten, die wir gemäß der aufgeführten Bestimmungen unserer Datenschutzrichtlinie speichern, werden auf sicheren Servern in unserer CRM-, E-Mail- oder Marketingsoftware aufbewahrt.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es zum Zweck der Zusammenarbeit mit Ihnen sowie zum Verkauf und der Vermarktung unserer Leistungen oder zur Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten nach unserer Einschätzung nach erforderlich ist und werden Ihre Daten im Anschluss auf sichere Weise löschen. Auf Ihre Anfrage löschen wir Ihre Daten zu einem früheren Zeitpunkt.

Im Hinblick auf Ihre Daten haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht.

Sie können uns mittels Anfrage einer betroffenen Person anweisen, Ihnen alle von uns über Sie gespeicherten Daten zur Verfügung zu stellen. Für die Offenlegung dieser Daten ist ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich. Zu diesem Zweck dienen uns in der Regel eine von einem Anwalt oder einer Bank beglaubigte Kopie Ihres Reisepasses in Verbindung mit einer Originalrechnung eines Versorgungsunternehmens, auf der Ihre aktuelle Adresse vermerkt ist. Innerhalb des gesetzlich zulässigen Rahmens sind wir berechtigt, die Offenlegung personenbezogener Daten zu verweigern. Zudem können wir die Offenlegung im Fall einer belästigenden Anfrage verweigern, wenn eine Person ohne legitimen Grund übermäßig und mehrfach die Offenlegung ihrer Daten fordert.

Sie können jederzeit anfordern, dass die von uns über Sie gespeicherten Daten aktualisiert oder berichtigt werden.

In unserer gesamten Korrespondenz mit Ihren räumen wir Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen den Erhalt weiterer Nachrichten der Onnec Group UK Ltd ein. Jede E-Mail, die Sie von der Onnec Group UK Ltd erhalten, beinhaltet eine Abmeldemöglichkeit, um den Erhalt weiterer E-Mail-Nachrichten zu unterbinden. Wenn Sie telefonisch von uns kontaktiert werden, haben Sie das Recht, uns darauf hinzuweisen, dass Sie keine weiteren Anrufe wünschen.

Zudem können Sie uns für eine Anfrage zur Berichtigung, Löschung und Einschränkung sowie zum Widerspruch gegen den Erhalt weiterer E-Mails per E-Mail unter marketing@onnecgroup.com oder per Post an folgende Adresse kontaktieren: Onnec Group UK Ltd, 2nd Floor, Farringdon Point, 33 Farrington Street, London EC1M 3JF.

Alle Anfragen werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Ihre Daten werden in eine Sperrliste aufgenommen, damit sie künftig nicht mehr von den Systemen der Onnec Group UK Ltd verarbeitet werden können.

Bitte beachten Sie, dass zwischen dem Widerspruchs- und dem Löschungsrecht ein Unterschied besteht. Wenn Sie eine Löschungsanfrage stellen, entfernen wir die über Sie gespeicherten Daten aus unseren Systemen. Dies hat auch zur Folge, dass Sie aus den Sperrlisten entfernt werden. Wenn Sie aus unseren Sperrlisten entfernt werden, besteht die Möglichkeit einer erneuten Verarbeitung Ihrer Daten in der Zukunft, wenn sie von einem Mitglied unseres Teams, das der aufrichtigen Auffassung ist, dass Sie von den Diensten von Onnec profitieren könnten, wieder in unser System eingetragen werden. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Sie in Bezug auf die Dienste von Onnec erneut kontaktieren, empfehlen wir Ihnen, Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, statt eine Löschung zu beantragen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Ihre Daten bei der Verarbeitung stets gesperrt werden.

website der Onnec Group

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Datenschutzvorfall: Der Begriff Datenschutzvorfall bezeichnet die unbefugte oder unangemessene Abrufung, Nutzung, Löschung oder Offenlegung von personenbezogenen Daten, die von Onnec oder Dritten im Auftrag von Onnec gesammelt, verarbeitet oder gepflegt werden.

Vorgehensweise für die Eskalation eines Datenschutzvorfalls: Alle Datenschutzvorfälle sind innerhalb von 24 Stunden an compliance@onnecgroup.com zu melden. Nach Erhalt der E-Mail wird unser Compliance-Team den Vorfall gemäß geltenden Richtlinien, Verfahrensweisen, geschlossenen Verträgen und gesetzlichen Vorgaben bearbeiten.
Sicherheitsbedrohungen und -vorfälle sowie ein diesbezüglicher Verdacht sind zwischen 9:00 und 17:30 Uhr am compliance@onnecgroup.com zu melden. Außerhalb dieser Zeiten wenden Sie sich bitte umgehend telefonisch an +44 20 020 8661 4651

Vorgehensweise zur Überwachung und Behebung eines Vorfalls: Onnec folgt dem Grundsatz, alle dem Compliance-Team gemeldeten Vorfälle zu protokollieren, zu überwachen und zu beheben, wo dies durchführbar ist. Jedes Ticket wird vom Compliance Director überwacht und an die wesentlichen Stakeholder eskaliert. Das Ticket bleibt zudem in der Datenbank enthalten, bis eine für alle Seiten zufriedenstellende Lösung gefunden und vereinbart wurde

ÄNDERUNGEN UNSERER DATENSCHUTZRICHTLINIE

Alle künftigen Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden wir auf unserer Website bekanntgeben. Fragen zum Datenschutz von Onnec oder dieser Richtlinie richten Sie bitte per E-Mail an compliance@onnecgroup.com oder per Post an: Data Protection Officer, Onnec Group UK, 2nd Floor, Farringdon Point, 33 Farrington Street, London EC1M 3JF. Alternativ erreichen Sie unseren Data Protection Officer telefonisch unter +44 207 148 1200

Für und im Namen von

Onnec Group UK Limited

Barry Horgan

CEO

July 2022

We are recruiting now for a number of exciting roles across the ONNEC Group.